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Sistemas de Gestão Empresarial ( ERP ) e as Pequenas Empresas

Os sistemas integrados de gestão empresarial conquistaram seu lugar entre as pequenas organizações. Entenda como eles podem melhorar o seu negócio!

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Evolução e Expansão dos Sistemas de Gestão Empresarial até as Pequenas Empresas

Os primeiros sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning, ou ERP) e gestão estratégica de recursos foram idealizados logo com o início do advento da computação, na década de 50.

Como na época os computadores era lentos e dispendiosos, em geral somente governos e grandes instituições podiam implementar tais sistemas.

No entanto, é interessante observar que mesmo sendo extremamente caros e lentos, comparados aos parâmetros de hoje, estes sistemas já eram vantajosos, pois permitiam que cálculos que levariam meses feitos manualmente passassem a ser processados em poucos dias (isso mesmo, nesta época, a computação era contada na casa dos dias!).

Passadas as décadas, a tecnologia físicas (hardware) foram se tornando cada vez mais baratas. A conectividade também foi crescendo de modo compatível. No inicio da década de 90, período em que surgiu o computador pessoal (PC) e as empresas começaram a enfim ter recursos suficientes para se informatizar e automatizar, os sistemas de gestão empresarial chegaram às grandes empresas privadas. Uma vez esgotado o mercado das grandes corporações, as empresas que produziam os sistemas de gestão empresarial voltaram seu foco para as médias e pequenas empresas.

Nas pequenas e médias companhias, o cenário era diferente. Tínhamos duas limitações principais: limitação de recursos e limitação financeira. A limitação de recursos foi resolvida desenvolvendo sistemas mais eficientes e modernizando as tecnologias de banco de dados. Já a limitação financeira foi contornada limitando o escopo do sistema, incluindo menos funcionalidades.

Sistematicamente, ano após ano, as empresas foram sendo bombardeadas por marketing e a adoção de sistemas de gestão empresarial foi aumentando gradativamente. Como o mercado foi sendo ampliado, mais e mais empresas de desenvolvimento de software também passaram a produzir tais sistemas.

Do meio da década de 90 em diante, com o aumento da concorrência, ampliação do mercado, barateamento dos computadores e barateamento do acesso a internet, os sistemas ERP, em maior e menor escala, se tornaram presentes na maioria das empresas do mundo. Hoje em dia, uma empresa que não tenha um sistema integrado de gestão empresarial com certeza está defasada. Ter um  ERP implantado já não é um diferencial, é um pré-requisito.

Principais Tipos e Categorias de Sistemas de Gestão Empresarial

Existem algumas categorias e tipos de sistemas distintos de gestão empresarial. Muitas vezes, todos estão integrados sob as asas de um mesmo sistema ERP, mas podem vir também separados, dependendo das necessidades:

  • Sistema de Gestão Patrimonial: Os sistemas de gestão patrimonial consistem em sistemas de catalogação e armazenamento de dados relativos ao patrimônio das empresas. Cabe ao sistema de gestão patrimonial manter um inventário atualizado de todo e qualquer bem que pertença à empresa, armazenando seu valor atual de mercado, sua descrição e sua localização física (quando se tratar de um bem físico tangível). Como bens de uma empresa não são considerados somente os bens materiais e físicos, também entram neste inventário o patrimônio intelectual (patentes, estudos científicos, conhecimento tecnológico, etc.) e os investimentos. Em geral, sistemas de gestão patrimonial são implementados e mantidos por empresas e consultores especializados, já que o catálogo e atualização do acervo de bens é um processo complexo.
  • Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos: Os sistemas de gestão eletrônica de documentos ou GED, assim como os sistemas de gestão patrimonial, também consistem em sistemas de catalogação de dados, mas com outro enfoque: nos sistemas de gestão eletrônica de documentos os dados armazenados são relativos ao acervo de documentos da empresa. São armazenados dados como: conteúdo de documentos, descrição destes documentos, imagens, descrição das imagens, arquivos de computador e sua descrição, etc.
  • Sistemas de Controle de Estoque: Sistemas de controle de estoque se encontram em uma categoria mais simples de sistemas de gestão empresarial, em geral instalados em empresas de manufatura. Nestes sistemas são armazenados os dados relativos ao estoque de matérias-primas e de mercadorias produzidas,  sendo armazenados também históricos de produção e de consumo de insumos. Uma das principais funções dos sistemas de controle de estoques é gerar relatórios para a direção estratégica da empresa.
  • Sistemas de Controle da Produção: Sistemas de controle de produção, em geral, trabalham integrados com os sistemas de controle de estoque. A principal função destes módulos é controlar e organizar a linha de manufatura, registrando as ordens de produção, bem como os produtos fabricados, atualizando em tempo real os níveis de estoques. Outra função presente nestes sistemas é a integração com a contabilidade, produzindo e fornecendo dados para alimentar os sistema de gestão patrimonial e contabilidade geral. Pode-se considerar que os sistemas de controle de produção são o coração dos sistemas integrados de gestão empresarial.

Principais Vantagens dos Sistemas de Gestão Empresarial

Os sistemas de gestão empresarial trazem os seguintes benefícios:

  • Eliminação de custos relativos a processos manuais e aumento da produtividade devido à automatização.
  • Aumento do fluxo interno de informação e integração entre os distintos departamentos das empresas.
  • Otimização do processo de tomada de decisões.
  • Diminuição da redundância das atividades, já que os processos passam a ser automatizados.
  • Aumento da precisão na obtenção de informações e relatórios, já que os dados passam a ser criteriosamente armazenados.

Principais Desvantagens dos Sistemas de Gestão Empresarial

No entanto, sistemas de gestão empresarial podem trazer as seguintes desvantagens e obstáculos:

  • A organização passa a sofrer uma forte dependência da empresa que forneceu e implantou o sistema de ERP.
  • Muitas vezes o alto custo que um sistema de gestão empresarial pode não trazer um um benefício compatível (baixo custo/benefício)
  • O aumento do controle sobre os processos e as pessoas pode gerar resistência, com funcionários que não querem mudar seu método de trabalho.
  • A integração dos departamentos da empresa pelo sistema muitas vezes não se reflete em uma integração real da companhia.

Veja também:

Gestão Financeira

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