Seja em uma reunião corporativa, escolar ou comunitária, a ata garante transparência. Por esse motivo, aprender a redigir uma ata corretamente contribui para a eficácia da comunicação.
Neste guia, você vai entender o que deve conter em uma ata, como estruturá-la passo a passo, e ainda conferir dicas e exemplos práticos. Além disso, vamos apresentar erros comuns, ferramentas úteis e tipos de reunião que se beneficiam do uso de atas.
A ata de reunião é um documento formal que descreve detalhadamente os pontos tratados em uma reunião, as decisões tomadas, os responsáveis pelas ações e os prazos definidos.
A documentação serve como registro oficial para consultas futuras e como instrumento de alinhamento para os participantes e ausentes. O uso de uma ata também protege a empresa juridicamente ao documentar compromissos assumidos.
Além de garantir clareza e evitar ruídos de comunicação, a ata ainda pode ser usada para acompanhar a execução de planos de ação, facilitar repasses a lideranças e equipes e dar transparência a processos decisórios. Em reuniões mais formais, como assembleias ou conselhos, ela também pode ter valor legal.
Uma ata bem estruturada deve conter os seguintes itens:
Cabeçalho: nome da reunião, data, horário, local e redator
Participantes: nomes dos presentes e ausentes
Pauta: temas discutidos, em ordem cronológica ou de prioridade
Resumo das discussões: principais argumentos, debates e posicionamentos
Decisões e encaminhamentos: o que foi acordado, com responsabilidades e prazos
Data da próxima reunião (se aplicável)
Encerramento: hora do término e assinatura do redator ou dos participantes
Esses elementos ajudam a garantir que qualquer leitor, inclusive aqueles que não tenham participado do encontro, compreendam exatamente o que foi tratado e quais são os próximos passos.
Confira o passo a passo para redigir uma ata de reunião.
Prepare o cabeçalho
Inclua o título da reunião, a data, o horário de início e término, o local e o nome de quem está responsável pela elaboração da ata.
Exemplo: “Reunião de Planejamento Comercial – 10 de agosto de 2025, das 14h às 16h, Sala 2. Redator: João Silva.”
Registre os participantes
Liste todos os convocados e indique quem estava presente ou ausente. É possível agrupar as informações por cargo ou área para facilitar a leitura. Esse registro é essencial para atribuição de responsabilidades futuras.
Liste a pauta e resuma os tópicos discutidos
Apresente os temas abordados, seguidos de um breve resumo das discussões. Evite opiniões pessoais e concentre-se nos fatos e argumentos principais.
Uma dica prática é acompanhar a pauta em tempo real durante a reunião, com anotações dos pontos mais relevantes.
Documente decisões e responsabilidades
Relacione cada decisão tomada com os respectivos responsáveis e prazos. Exemplo: “Ana será responsável por elaborar o cronograma até 20/08”.
Se houver divergências ou diferentes posicionamentos antes da decisão final, registre os principais argumentos, sem juízo de valor.
Finalize, revise e distribua a ata
Após a reunião, revise o texto para corrigir erros e garantir clareza. Envie para todos os participantes o quanto antes, preferencialmente no mesmo dia.
Algumas empresas exigem que as atas sejam aprovadas formalmente pelos participantes antes do arquivamento.
Embora as atas sejam mais comuns em contextos corporativos formais, diversos tipos de reunião podem se beneficiar do seu uso. Confira alguma situações:
Reuniões de equipe semanais ou mensais
Comitês de projeto ou inovação
Conselhos diretivos ou reuniões de liderança
Reuniões com clientes (registro de demandas e decisões)
Assembleias escolares, sindicais ou comunitárias
Em todos os casos listados acima, a ata ajuda a manter a memória do que foi discutido e garante alinhamento entre os envolvidos, mesmo quando há mudanças de equipe ou ausência de participantes.
Principais erros ao redigir uma ata e como evitá-los
Uso de linguagem confusa ou informal: é aconselhável usar frases objetivas Ausência de prazos: é importante especificar quando as atividades devem ser entregues
Generalização de participantes: recomenda-se a inclusão de nomes completos
Envio tardio da ata: o ideal é que o documento seja enviado no mesmo dia
Erro na ortografia ou formatação: é fundamental fazer a revisão antes do envio
Ata opinativa ou subjetiva: o documento deve constar relato dos fatos
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