O que faz um assistente administrativo?

Conheça as funções exercidas pelo Assistente Administrativo, o mercado de trabalho e a formação necessária para conseguir este cargo!

Assistente Administrativo

Você já reparou que, na maioria das vezes, seja nas notícias de vagas de emprego ou na lista do Posto de Atendimento ao Trabalhador, sempre tem uma ou mais vagas para a função de assistente administrativo?

Este é um trabalho muito requisitado pelas empresas em geral, pois este profissional auxilia em muitas das rotinas necessárias para um funcionamento pleno e ágil das estruturas de trabalho.

O assistente administrativo presta suporte na área de gestão das empresas, com foco na administração financeira, nos processos operacionais e de logística. É o profissional responsável pelo controle de receitas e despesas e pelo gerenciamento das tarefas de rotina essenciais ao funcionamento de qualquer organização, como emissão de documentos, atualização de cadastro e atendimento a fornecedores e clientes.

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Por essa razão, durante as entrevistas de emprego, as empresas buscam alguém que saiba como são feitos os processos administrativos e que demonstrem a qualificação para o cargo.

Normalmente, a formação mínima exigida na maioria das empresas é o Ensino Médio completo. No entanto, saem na frente aqueles candidatos que já estão em busca de uma formação superior, como curso superior tecnológico (tecnólogo), quem sabe Inglês e tem bons conhecimentos de informática.

Que tal conhecer melhor a profissão de Assistente Administrativo, saber onde atuar e as diferentes funções exercidas por este profissional? Vamos explicar tudo isso nos tópicos a seguir!

Qual é a função de um assistente administrativo?

Vamos começar do básico para saber se essa é a sua área de interesse!

A função do assistente administrativo está diretamente ligada aos processos operacionais, burocráticos e comunicacionais de uma empresa.

O assistente administrativo tem papel fundamental no acompanhamento e controle das rotinas de trabalho das empresas e organizações. Atua muitas vezes como secretário, auxiliando gestores e líderes na condução dos processos operacionais e na interface com demais setores da empresa, como o público externo. Sua especialidade é a gestão administrativa.

Para deixar a definição desta função de trabalho em termos mais práticos, elencamos a seguir as principais atividades que um assistente administrativo precisa cumprir nas empresas que trabalha:

Principais atividades de um assistente administrativo

  • Receber e enviar correspondências e documentos.
  • Controlar contas a pagar e receitas.
  • Emitir notas fiscais.
  • Elaborar relatório financeiro.
  • Acompanhar o trabalho de logística da empresa.
  • Manter arquivos e cadastros de informações atualizados.
  • Assessorar gerentes e líderes com questões práticas da rotina de trabalho, como preparar documentos, prestar informações ao público, responder e-mails.

Setores que um assistente administrativo atua

O cargo de auxiliar administrativo dá uma boa visão sobre as rotinas administrativas da empresa e pode ser a porta de entrada para uma carreira de sucesso em vários departamentos de uma companhia.

Se a empresa possuir um plano de carreiras, o assistente administrativo também pode subir de cargo e seguir linhas de atuação profissional específicas, dependendo, claro, do perfil e da estrutura da empresa para a qual trabalha. Confira alguns exemplos:

  • Assistente de Compras
  • Assistente Comercial
  • Assistente de Logística
  • Assistente de Departamento Pessoal (Recursos Humanos)
  • Assistente de Atendimento

Diferenças entre auxiliar administrativo e assistente administrativo

Dentro da hierarquia de cargos, o assistente administrativo normalmente tem funções mais complexas que um auxiliar administrativo. O assistente é visto como um “braço-direto” da chefia e cumpre as funções mais complexas.

Normalmente, para o cargo de assistente administrativo, as empresas exigem curso técnico ou superior em Administração. Por precisar de mais qualificação, a remuneração é maior do que a de um auxiliar.

As funções normalmente delegadas ao auxiliar administrativo são de atendimento e recepção primária por telefone e e-mail, preenchimento de planilhas e documentos,  organização de papéis, entre outros.

De quais habilidades um assistente administrativo precisa?

Para o exercício da profissão é importante que o Assistente Administrativo desenvolva as seguintes habilidades:

  • Capacidade de Concentração
  • Organização
  • Autonomia
  • Dinamismo
  • Administração do Tempo
  • Comunicação

Além disso, por lidar muitas vezes com documentos e informações sensíveis, é fundamental que esse profissional demonstre grande senso de responsabilidade e tenha postura ética.

Onde um assistente administrativo pode trabalhar?

O mercado de trabalho para assistentes administrativos é favorável em todos os setores da economia, pois estes profissionais são essenciais a qualquer negócio como redes de lojas, hospitais, escolas, indústrias, escritórios de contabilidade e assessorias.

O Assistente Administrativo atua em:

  • Empresas privadas do ramo comercial, industrial e de serviços.
  • Empresas e instituições públicas.
  • Organizações sem fins lucrativos.
  • Instituições de ensino.

Qual é o salário de um assistente administrativo?

Em média, as empresas estão pagando pelo menos entre 300 a 500 reais a mais que o salário mínimo vigente para os assistentes administrativos. Ou seja, para o ano de 2021, estes valores giram entre 1400 e 1600 reais.

Em alguns estados, as convenções coletivas dos trabalhadores estipulam um piso salarial para a função. No Rio Grande do Sul, o salário inicial em empresas de telefonia deve ser de pelo menos R$1.795,62.

Já no Pará, o último acordo estabeleceu um piso de R$2.535,75. No Paraná, é necessário pagar pelo menos R$1.517,00 aos funcionários desta área.

O valor do salário de um assistente administrativo também pode variar de acordo com o porte da empresa, assim como os benefícios incluídos, como vale-alimentação, planos de saúde, entre outros.

O que é preciso para ser um assistente administrativo?

A maioria das empresas que contrata assistentes administrativos exige que o candidato tenha pelo menos o Ensino Médio completo. Mas, muitas delas dão preferência a candidatos que tenham cursado Ensino Profissionalizante ou o Ensino Superior.

Segundo a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB), que regulamenta o sistema educacional no Brasil, os cursos profissionalizantes se dividem em três níveis: básico, técnico e tecnológico.

  • Nível básico: Voltado a estudantes em geral, sem exigência de nível mínimo de instrução. Pode ser oferecido por qualquer instituição de ensino.
  • Nível técnico: Voltado a estudantes que tenham concluído o Ensino Médio. Pode ser realizado por instituições de ensino autorizadas pelas secretarias estaduais de educação ou de ciência e tecnologia.
  • Nível tecnológico: Voltado a estudantes que queiram cursar ensino superior tecnológico. Pode ser realizado por instituições de ensino autorizadas pelo Ministério da Educação (MEC).

Cursos Profissionalizantes

Há cursos profissionalizantes em diversas instituições no país e muitos deles são subsidiados pelo Governo, instituições privadas ou sem fins lucrativos. 

O Governo criou em 2011, o Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego (Pronatec) para incentivar a qualificação profissional no país.  

O Pronatec financia a realização de cursos gratuitos em instituições da Rede Federal, Estadual e Municipal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica. Também participam do Programa instituições do Sistema S, como o SENAI, SENAT, SENAC e organizações privadas habilitadas pelo MEC.

Confira alguns exemplos de cursos profissionalizantes gratuitos para a carreira de Assistente Administrativo:

  • Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (Senac): Curso de Auxiliar Administrativo – 210 horas
  • Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai): Curso de Assistente Administrativo Industrial – 800 horas
  • Projeto Pescar: Iniciação Profissional em Serviços Administrativos

Quem está no primeiro ano do Ensino Médio ou saindo do Ensino Fundamental também pode verificar se na sua cidade existem escolas técnicas (Etecs) que oferecem a formação conjunta do técnico com o ensino básico.

Faculdades para quem quer trabalhar na área administrativa

Se você está interessado na carreira de assistente administrativo, é interessante buscar uma formação de nível superior, fazendo, por exemplo, um curso de tecnólogo, que tem uma duração menor, de aproximadamente dois anos e meio.

São várias opções de curso de tecnólogo para quem quer seguir carreira nesta área e, posteriormente, alcançar cargos de maior responsabilidade e salário. Gestão Financeira, Logística, Processos Gerenciais e Secretariado são alguns exemplos.

Uma outra opção que nunca sai de moda entre os vestibulandos é o tradicional curso de bacharel em Administração.

Confira: 10 coisas que todo futuro estudante de Administração deve saber

Apesar de também serem encontrados em universidades públicas, é nas faculdades particulares que está a maior oferta de cursos superiores tecnológicos (cursos de tecnólogo). 

Confira algumas das principais universidades privadas autorizadas pelo MEC a oferecer cursos tecnológicos e de bacharelado na área:

Todas participam de programas como FIES e ProUni, além de terem suas próprias iniciativas de bolsas de estudos, descontos e financiamentos sem burocracia.

Leia também: Vale a pena fazer Administração? Descubra! 

Você pretende seguir a carreira de Assistente Administrativo? Vai fazer um curso superior? Conte para a gente os comentários!

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