Já imaginou um mundo onde não houvesse comunicação? Provavelmente nossa sociedade se organizaria de forma completamente diferente da que temos hoje, já que a comunicação é elemento base para a formação de uma sociedade. É ela que garante que consigamos transmitir nossas ideias e pensamentos, além de resolver nossos conflitos e ajudar na construção de uma carreira profissional de sucesso.
Por esta mesma razão ela se reinventa a todo momento. Quando novos comportamentos surgem e, com eles novas necessidades, é hora de repensar a comunicação de sua organização. A pandemia trouxe novos rumos e reflexões para este campo.
Neste texto, falaremos especificamente da comunicação síncrona, o que é, como usar e qual sua importância, tal qual seus benefícios ao ser desenvolvida em um âmbito profissional e pessoal. Confira:
O que é comunicação síncrona?
É o tipo de comunicação mais comum que nos vem à mente quando pensamos na interação entre duas ou mais pessoas: em tempo real, envolvendo pelo menos um emissor e um receptor.
Geralmente ocorre presencialmente, mas, com o home office e o avanço das tecnologias, cada vez mais tem sido comum a interação online, por telefone ou videochamadas. Conheça algumas formas deste tipo de comunicação:
Exemplos de eventos
Chamada em vídeo;
Feedback presencial;
Entrevista de emprego;
Conversas durante o ambiente de trabalho ou estudo;
Ligação por telefone;
Recepção em evento de divulgação;
Apresentação dos resultados para o cliente;
Seja no presencial ou no online, a comunicação síncrona envolve a disponibilidade de duas pessoas exatamente ao mesmo tempo, por ocorrer de forma simultânea e rápida.
Destacamos três dos eventos mais comuns:
Reuniões
As reuniões são uma mania no mundo corporativo. No entanto, se bem planejadas e produtivas, podem ser uma excelente ferramenta para sanar dúvidas, auxiliar na troca de ideias e na tomada de decisões importantes.
Fazer reuniões de time podem fortalecer os laços entre os profissionais e contribuir para que o ambiente de trabalho se torne mais agradável, por meio do networking e da valorização de cada profissional.
Treinamentos e Mentorias
É um meio de otimizar o desenvolvimento de carreira através da própria equipe de profissionais. Geralmente ocorre entre um especialista ou um profissional mais experiente que irá transmitir seu conhecimento para alguém mais iniciante na área.
A grande vantagem deste tipo de relação é a transmissão de conhecimento de maneira individualizada e personalizada, facilitando o aprendizado e o reconhecimento das habilidades e necessidades individuais.
Planejamento de Atividades
Com a chegada do final do ano e início do próximo, começam os planejamentos. Seja no âmbito profissional ou pessoal, este tipo de organização ajuda a trazer metas claras, facilitando alcançar o objetivo final. O sonho de uma viagem, comprar um carro novo, bater uma meta mensal na sua empresa… quando dividimos uma dessas atividades em várias tarefas menores, definimos os responsáveis e os prazos, fica mais fácil a organização e o controle interno.
Entre os benefícios trazidos por um planejamento bem feito estão: redução de custos, clareza e transparência dos processos, otimização dos membros da equipe e crescimento dos resultados de uma maneira geral.
Não esqueça de, ao longo das atividades executadas, ir sempre checando o planejamento, analisando as metas alcançadas ou que precisam ser revistas, adequando à nova realidade.
Diferença entre Comunicação Síncrona e Assíncrona
Enquanto a comunicação síncrona é o famoso “ao vivo”, a assíncrona pode ocorrer em tempos e lugares diferentes. O e-mail enviado para um cliente, o WhatsApp para um colega de trabalho, comentários em um documento colaborativo, entre outros tipos de interação que não precisem ocorrer de maneira simultânea.
Em um ambiente de trabalho as duas formas se complementam e é preciso estar atento também com o tempo de resposta da comunicação assíncrona, evitando vácuos e gargalos na conversa.
Se este tipo de comunicação é tão natural ao ser humano, por que é importante saber disso? Como envolve a comunicação direta com uma ou mais pessoas, envolve também tempo de disponibilidade na agenda de todos. Por isso, planeje-se.
Abaixo damos algumas dicas de como tornar sua comunicação bem sucedida:
Seja pontual
Já imaginou convocar uma reunião e ser o último a chegar? A pontualidade é uma maneira de expressar o quanto cada compromisso é importante para você e, ao mesmo tempo, um respeito pelo que você tem pelas pessoas envolvidas. Chegar na hora mostra sua capacidade de gerenciar seu próprio tempo, em um mundo caótico e cheio de compromissos como o atual.
A habilidade de gerenciar seu próprio tempo também é bem vista pelas empresas, afinal, ninguém confiará mais responsabilidades para aquela pessoa que está sempre atrasada.
Considere chegar com alguns minutos de antecedência para o seu compromisso. Assim, além de evitar atrasos, você se organiza antes de seus convidados chegarem, seja profissionalmente ou pessoalmente. Afinal, ninguém gosta de sentir que seu tempo está sendo desperdiçado.
Prepare-se antecipadamente
Quando planejamos o que será feito, seja uma ação, um plano ou uma tarefa, conseguimos visualizar o estado desejado e o que precisamos fazer para alcançá-lo. Além de ser uma forma de evitar erros desnecessários, no planejamento é onde tudo se inicia e onde será desenhado passo a passo.
Nesta etapa você pode desenhar qual o tema que será abordado na conversa, tópicos e até mesmo o tempo de duração necessário. É neste momento que julgamos se vale a pena mesmo reunir-se com o time ou a outra pessoa, evitando reuniões e encontros que poderiam ser resolvidos com um e-mail ou uma mensagem de Whatsapp.
Seja objetivo e priorize assuntos importantes
Talvez a melhor forma de organizar ideias e pensamentos seja o bom e velho papel. Mas, se você preferir online, um bloco de notas também pode ser útil.
Escreva tudo o que gostaria de dizer e, depois de abordar todo o assunto, separe em tópicos, organizando o fluxo de ideias que serão desenvolvidas. Lembre-se: o que está na sua mente precisa ser organizado para que outra pessoa seja capaz de compreender.
Separe os tópicos que realmente julgue necessários e faça um resumo separando somente os mais importantes. Treine o que for falar para transmitir segurança durante a apresentação.
Use as ferramentas disponíveis
Para tornar a sua mensagem ainda mais clara e despertar a atenção nas pessoas, uma apresentação visual pode ser uma boa aliada. Ela permite que você siga uma linha de raciocínio coerente, além de tornar possível a exemplificação por gráficos, diagramas, fluxogramas e até vídeos.
Mas não cometa esse erro: o foco da apresentação deve ser você e as ideias apresentadas. Os slides devem apenas guiar a apresentação para o caminho desejado e não tirar a atenção do público.
O contato pessoal é o que faz a diferença e, principalmente, a interação com o outro.
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